Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal
Politică generală de confidențialitate
Prezenta Politică explică modul în care sunt colectate, utilizate, păstrate și protejate
datele cu caracter personal în legătură cu site-ul
drciobanu.md, solicitările de programare și serviciile
stomatologice oferite de Clinica DrCiobanu.
1. Cine este operatorul datelor
Operatorul care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal este:
Denumirea juridică: Întreprinderea Individuală „NICOLETA-CIOBANU”
Forma juridică: Întreprindere individuală
IDNO: 1004600026937
Adresa juridică: MD-6824, r-nul Ialoveni, s. Puhoi, Republica Moldova
Adresa clinicii: str. Tighina 65, etajul 2, ICAM, Chișinău, Republica Moldova
E-mail: contact@drciobanu.md
Telefon: +373 607 46 274
Site: https://drciobanu.md/
Responsabil cu protecția datelor: Nicoleta Ciobanu —
contact@drciobanu.md
2. Domeniul de aplicare și cadrul legal
Politica se aplică vizitatorilor site-ului, persoanelor care ne contactează sau solicită o
programare, pacienților, reprezentanților legali ai acestora și altor persoane ale căror date
sunt prelucrate în legătură cu serviciile clinicii.
Prelucrarea se realizează în conformitate cu
Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal,
legislația aplicabilă serviciilor medicale, obligațiile profesionale privind secretul medical,
normele financiar-contabile și alte acte normative aplicabile. În măsura în care este aplicabil,
respectăm și Regulamentul (UE) 2016/679.
Utilizarea cookie-urilor și a tehnologiilor similare este descrisă separat în
Politica privind cookie-urile.
3. Ce date cu caracter personal prelucrăm
| Persoane / context | Categorii de date |
|---|---|
| Vizitatorii site-ului | Adresa IP, data și ora accesării, paginile vizitate, tipul dispozitivului și al navigatorului, limba, date de diagnostic tehnic, preferințele privind cookie-urile și, numai după caz și în condițiile alegerilor exprimate, identificatori statistici sau publicitari. |
| Solicitări și programări | Numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de telefon, medicul selectat, conținutul mesajului, data solicitării și istoricul comunicărilor necesare soluționării acesteia. |
| Pacienți | Date de identificare și contact, date privind programările, date privind sănătatea orală și generală relevante pentru tratament, antecedente, diagnostic, plan și evoluție terapeutică, prescripții, radiografii, imagini medicale, fotografii clinice, consimțăminte medicale, informații de plată și facturare, precum și corespondența referitoare la îngrijirea medicală. |
| Părinți, tutori sau reprezentanți | Date de identificare și contact, calitatea în care reprezintă pacientul și documentele strict necesare pentru confirmarea acestei calități. |
| Imagini și mărturii publice | Fotografii, înregistrări video, voce, declarații sau rezultate de tratament, numai în baza unui consimțământ distinct și documentat, atunci când persoana poate fi identificată. |
Recomandare pentru formularele online: nu transmiteți radiografii, copii ale
actelor, diagnostice detaliate sau alte documente medicale prin formularul general. Contactați
clinica pentru a primi instrucțiuni privind un canal adecvat de transmitere.
4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării
| Scop | Temei juridic principal |
|---|---|
| Preluarea solicitărilor, răspunsul la întrebări și stabilirea programărilor | Demersuri efectuate la cererea persoanei înainte de prestarea serviciului și, după caz, executarea raportului de prestare a serviciilor – art. 6 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 195/2024. |
| Diagnostic, tratament și gestionarea relației cu pacientul | Executarea serviciului, îndeplinirea obligațiilor legale și prestarea asistenței medicale; pentru datele privind sănătatea se aplică și art. 9 alin. (2) lit. h), în condițiile confidențialității profesionale. |
| Dosare medicale, evidențe obligatorii, facturare și contabilitate | Îndeplinirea obligațiilor legale – art. 6 alin. (1) lit. c), împreună cu actele normative speciale aplicabile activității medicale și financiar-contabile. |
| Securitatea site-ului, prevenirea spamului, abuzului și incidentelor | Interesul legitim de a proteja site-ul, sistemele și datele – art. 6 alin. (1) lit. f), după evaluarea necesității și a impactului asupra persoanelor. |
| Apărarea drepturilor și soluționarea reclamațiilor | Obligații legale și interesul legitim privind constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept. |
| Statistici neesențiale, publicitate și măsurarea campaniilor | Consimțământul exprimat prin bannerul de cookie-uri – art. 6 alin. (1) lit. a). Refuzul nu limitează accesul la serviciile de bază ale site-ului. |
| Mesaje promoționale prin e-mail, SMS sau alte canale | Consimțământ separat, opțional și neprebifat. Consimțământul poate fi retras oricând, fără consecințe asupra serviciilor medicale. |
| Publicarea fotografiilor, mărturiilor sau rezultatelor de tratament identificabile | Consimțământ distinct și explicit, care poate fi retras pentru utilizările viitoare. |
Nu utilizăm datele colectate pentru un scop incompatibil cu scopul inițial fără a informa persoana
și fără a identifica în prealabil un temei juridic corespunzător.
5. Prelucrarea datelor privind sănătatea
Datele privind sănătatea sunt categorii speciale de date. Acestea sunt prelucrate numai în măsura
necesară pentru medicina preventivă, stabilirea unui diagnostic, prestarea asistenței sau a
tratamentului medical, gestionarea serviciilor de sănătate ori îndeplinirea altor obligații prevăzute
de lege. Prelucrarea are loc de către profesioniști supuși secretului profesional sau sub
responsabilitatea acestora.
Accesul la datele medicale este limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea
atribuțiilor profesionale. Datele medicale nu sunt utilizate pentru publicitate și nu sunt publicate
fără un consimțământ distinct și explicit, cu excepția situațiilor impuse expres de lege.
6. Sursele datelor și caracterul furnizării
Datele pot fi obținute:
- direct de la dumneavoastră, prin formulare, telefon, e-mail sau în cadrul consultației;
- de la părintele, tutorele sau reprezentantul legal al pacientului;
- de la un alt prestator medical, laborator sau specialist, la solicitarea ori cu autorizarea corespunzătoare a pacientului sau atunci când legea permite;
- automat, prin jurnalizarea tehnică a accesării site-ului și prin cookie-uri, potrivit alegerilor exprimate.
Câmpurile marcate ca obligatorii în formulare sunt necesare pentru a vă putea contacta și organiza
programarea. Dacă nu le furnizați, este posibil să nu putem procesa solicitarea. Datele opționale
pot fi omise fără a afecta transmiterea formularului.
7. Cui putem divulga datele
Datele pot fi accesate sau transmise, strict în limita necesară, către:
- medicii, asistenții și personalul administrativ autorizat al clinicii;
- laboratoare, alți profesioniști sau prestatori medicali implicați în îngrijirea pacientului;
- furnizorii de găzduire web, e-mail, mentenanță IT, backup și securitate;
- furnizorii utilizați pentru formulare și protecție antispam;
- furnizorii de servicii statistice sau publicitare, numai potrivit consimțământului exprimat;
- prestatorii de servicii contabile, juridice, de audit sau asigurare, în limitele atribuțiilor acestora;
- autoritățile și instituțiile publice, atunci când divulgarea este impusă sau permisă de lege.
Furnizorii tehnologici utilizați în legătură cu site-ul includ, în funcție de serviciul activat:
- VIMSOFT DIGITAL PRODUCTION SRL, pentru administrarea tehnică și mentenanța site-ului, inclusiv acces tehnic limitat și, temporar, primirea unor copii ale solicitărilor de programare pentru verificarea livrării și diagnosticarea incidentelor;
- Hetzner Online GmbH, pentru infrastructura de găzduire a site-ului și serviciul de e-mail;
- QSOFT LLC (Kommo, anterior amoCRM), pentru furnizarea platformei CRM utilizate la înregistrarea și gestionarea solicitărilor, răspunsurilor și programărilor. În acest scop pot fi transmise numele, numărul de telefon, adresa de e-mail, mesajul introdus și medicul selectat. Clinica nu utilizează platforma pentru marketing direct, iar funcțiile Kommo AI nu sunt activate;
- Google Ireland Limited și societățile afiliate relevante, pentru servicii precum reCAPTCHA, Google Maps, Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager sau Gmail.
Pe durata verificării tehnice a formularelor, o copie a unor solicitări de programare poate fi
transmisă temporar către o adresă Gmail utilizată de furnizorul de mentenanță. Accesul este limitat
la personalul tehnic autorizat, exclusiv pentru verificarea livrării și diagnosticarea incidentelor.
Copiile tehnice sunt păstrate numai cât timp sunt necesare acestui scop și sunt apoi șterse.
În funcție de serviciu și de datele prelucrate, un furnizor poate acționa ca persoană împuternicită
de operator sau ca operator independent. Atunci când prelucrează date în numele nostru, furnizorul
este supus unor obligații contractuale privind confidențialitatea, securitatea și utilizarea datelor
numai potrivit instrucțiunilor documentate. Serviciile statistice și publicitare neesențiale sunt
activate numai potrivit consimțământului exprimat prin mecanismul de gestionare a cookie-urilor.
Nu vindem datele cu caracter personal.
8. Transferuri de date către alte state
Furnizorii de infrastructură, e-mail și servicii online pot prelucra date în Spațiul Economic European,
în Statele Unite ale Americii sau în alte state în care operează. Acest lucru poate avea loc, după
caz, în legătură cu găzduirea site-ului, protecția formularelor, afișarea hărților, statisticile,
publicitatea sau accesarea platformelor sociale și de mesagerie.
Datele aferente solicitărilor transmise prin formularele site-ului sunt transferate automat către
platforma cloud Kommo. Potrivit documentației furnizorului, datele pot fi stocate sau prelucrate în
Statele Unite ale Americii și în alte state în care operează QSOFT LLC ori furnizorii săi secundari.
Orice transfer internațional este realizat numai în condițiile capitolului V din Legea nr. 195/2024.
În funcție de statul și furnizorul implicat, transferul se bazează pe o decizie privind caracterul
adecvat al protecției, pe garanții corespunzătoare, cum ar fi clauzele contractuale aplicabile, sau
pe o derogare permisă de lege. Înaintea utilizării unui serviciu care presupune un asemenea transfer,
verificăm și documentăm mecanismul aplicabil. Puteți solicita informații despre destinatari, statele
vizate și garanțiile aplicate folosind datele din secțiunea Contact și reclamații.
9. Cât timp păstrăm datele
Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate,
pentru respectarea obligațiilor legale și pentru apărarea drepturilor legitime. La stabilirea
perioadelor luăm în considerare natura datelor, riscurile, relația cu persoana și termenele legale.
| Categorie | Perioadă / criteriu |
|---|---|
| Solicitări și programări, inclusiv datele păstrate în Kommo, care nu se transformă într-o relație cu pacientul | De regulă, cel mult 12 luni de la soluționarea solicitării, dacă datele nu mai sunt necesare pentru o programare, pentru apărarea unui drept sau pentru îndeplinirea unei obligații legale. |
| Copii tehnice temporare ale solicitărilor de programare | Numai pe durata verificării livrării și diagnosticării incidentelor; se șterg fără întârzieri nejustificate după încetarea scopului tehnic. |
| Dosare și documente medicale | Pe durata prevăzută de legislația medicală și de nomenclatorul documentelor aplicabil, în funcție de tipul documentului și de scopul medical pentru care este necesar. |
| Documente financiar-contabile | Pe durata impusă de legislația financiar-contabilă și fiscală aplicabilă fiecărui document. |
| Jurnale tehnice și de securitate | Pentru perioada necesară asigurării securității și investigării incidentelor, stabilită în funcție de tipul jurnalului, riscul aferent și configurația sistemului; perioada poate fi prelungită dacă jurnalul este necesar ca probă într-un incident sau litigiu. |
| Dovezi ale consimțământului | Pe durata prelucrării bazate pe consimțământ și, ulterior, atât cât este necesar pentru demonstrarea alegerilor exprimate și apărarea drepturilor operatorului, în limita termenelor legale. |
| Copii de siguranță | Până la suprascrierea lor potrivit ciclului tehnic de rotație a copiilor de siguranță; datele restaurate sunt supuse acelorași termene de păstrare ca datele din sistemul principal. |
După expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate ireversibil sau arhivate
în condițiile impuse de lege. Dreptul la ștergere nu poate conduce la eliminarea informațiilor
pe care operatorul este obligat legal să le păstreze.
10. Cum protejăm datele
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscurile, care pot include controlul
accesului pe roluri, obligații de confidențialitate, parole și autentificare adecvate, conexiuni
criptate, copii de siguranță, actualizări de securitate, jurnalizare, instruirea personalului,
evaluarea furnizorilor și proceduri de răspuns la incidente.
Niciun sistem nu poate garanta securitate absolută. În cazul unei încălcări a securității datelor,
evaluăm riscul și notificăm Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal și,
atunci când legea o cere, persoanele afectate, în termenele prevăzute de lege.
11. Drepturile persoanei vizate
În condițiile Legii nr. 195/2024, puteți solicita:
- informarea și accesul la datele care vă privesc;
- rectificarea datelor inexacte și completarea celor incomplete;
- ștergerea datelor, dacă nu mai există un temei pentru păstrarea lor;
- restricționarea prelucrării în cazurile prevăzute de lege;
- portabilitatea datelor furnizate, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
- opoziția față de prelucrările bazate pe interes legitim;
- retragerea consimțământului în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
- încetarea marketingului direct în orice moment;
- depunerea unei plângeri la autoritatea de supraveghere sau adresarea în instanță.
Nu luăm decizii privind acordarea sau refuzul tratamentului exclusiv prin mijloace automatizate
care produc efecte juridice sau afectează în mod similar semnificativ pacientul. Instrumentele
publicitare pot realiza profiluri numai potrivit consimțământului exprimat prin bannerul de cookie-uri,
fără a influența deciziile medicale.
Pentru exercitarea unui drept, transmiteți o solicitare la
contact@drciobanu.md. Putem solicita informații
suplimentare strict necesare pentru confirmarea identității. Răspundem, de regulă, în cel mult o lună
de la primirea cererii; termenul poate fi prelungit în condițiile legii, cu informarea persoanei.
12. Datele minorilor
Serviciile stomatologice pot fi acordate minorilor în condițiile legislației medicale aplicabile.
Programările și comunicările privind minorii trebuie realizate, după caz, de părintele, tutorele sau
reprezentantul legal. Solicităm numai datele necesare pentru identificarea, reprezentarea și îngrijirea
minorului și explicăm informațiile într-un limbaj adecvat vârstei atunci când este necesar.
14. Contact și reclamații
Pentru întrebări, solicitări sau reclamații privind prelucrarea datelor, contactați operatorul sau
responsabilul cu protecția datelor, Nicoleta Ciobanu, la
contact@drciobanu.md. Celelalte date de contact ale
operatorului sunt prezentate în secțiunea 1.
Aveți dreptul să depuneți o plângere la:
Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (CNPDCP)MD-2004, mun. Chișinău, str. Serghei Lazo nr. 48
Telefon: (022) 820 801
E-mail: centru@datepersonale.md
Site: https://datepersonale.md/
15. Modificarea Politicii
Putem actualiza această Politică atunci când se modifică activitățile de prelucrare, furnizorii,
tehnologiile sau cerințele legale. Versiunea curentă este publicată pe această pagină, împreună cu
data ultimei actualizări. Dacă o modificare afectează semnificativ drepturile persoanelor, vom folosi
mijloace adecvate pentru a o aduce la cunoștință.